Een reminder om een reminder te sturen
Je wacht op de teksten voor de nieuwe website. Om ze niet te vergeten, zet je een taak op jezelf: vrijdag de klant mailen. Vrijdag loopt een ander project uit. Je schuift de taak op. De week erna stuur je eindelijk een bericht.
“Wat was dat nu weer?”, antwoordt de klant. Je zoekt je oorspronkelijke uitleg. Je stuurt die opnieuw door. De opvolging heeft nu een eigen klein project gekregen. Terwijl je eigenlijk alleen een tekst nodig had.
Laat de open vraag zichtbaar blijven
Maak in trygga een taak voor de klant. Met een deadline en een concrete omschrijving. Bijvoorbeeld: een korte tekst over de geschiedenis van het bedrijf, ongeveer tweehonderd woorden. De klant vindt de vraag en de uitleg op dezelfde plek.
Openstaande werkpunten komen terug in automatische overzichtsmails. Daarin ziet je klant opnieuw wat er nodig is, met een link naar de taak. Je hoeft niet iedere keer een nieuwe herinnering te schrijven. En je hoeft de context niet opnieuw te reconstrueren. De klant kan de mailinstellingen aanpassen.
Je blijft betrokken bij wat vastloopt
Automatische opvolging neemt de inhoudelijke afstemming niet over. Als de klant de teksten niet kan schrijven, is een gesprek misschien nuttiger dan nog een herinnering. Maar je vertrekt dan wel vanuit een zichtbaar open werkpunt, in plaats van vanuit een vage herinnering in je mailbox.
Op je eigen lijst staan de taken die jij moet uitvoeren. De vraag aan de klant staat bij de klant. Meer over die verdeling lees je bij wie wacht er op wie?.