Je klant wil gewoon een mail sturen
Je wilt de samenwerking overzichtelijker maken. Maar je kent je contactpersoon. Die heeft geen zin in nog een account, nog een wachtwoord en nog een tool om dagelijks te controleren. Een mail sturen lukt vandaag al prima.
Dat is een begrijpelijk uitgangspunt. Als een nieuwe werkwijze alleen extra stappen oplevert, is het moeilijk om die vol te houden. Begin daarom bij een vraag waarop je klant toch al een antwoord moest geven.
Laat de mail naar de vraag leiden
Wijs in trygga een duidelijke taak aan de klant toe. In de mail staat een link naar die taak. Je klant komt zonder wachtwoord bij de vraag. En kan daar reageren. De toelichting en eerdere reacties staan er al bij.
Meldingen over reacties worden gebundeld. Daarnaast kunnen overzichtsmails openstaand werk en de voortgang onder de aandacht brengen. De klant kan de mailinstellingen aanpassen. Vertel je klant vooral wat de link in de mail oplevert: de vraag beantwoorden met de context erbij, zonder zelf een account aan te maken of een wachtwoord te onthouden.
Geef de nieuwe werkwijze tijd
Sommige klanten blijven eerst via mail antwoorden. Verwerk die reactie dan zelf bij de juiste taak. Dat is een bewuste handeling. Geen automatische import van de mailbox. Houd het project actueel zodat je team er wel op kan vertrouwen.
Je kunt bij een volgende vraag weer naar dezelfde plek verwijzen. Door bij elke vraag naar de juiste taak te verwijzen, raakt je klant vertrouwd met de werkwijze. Zonder dat je er een opleiding van hoeft te maken. Meer over de toegang en communicatie vind je bij klantensamenwerking.