Een nieuwe tool naast de oude gewoontes
Je team begint met trygga. Maar de taken blijven ook in de oude projecttool staan. Klantreacties komen in de mailbox. Een collega bewaart afspraken in een eigen notitie. Voor elk overleg zet iemand alles weer bij elkaar.
Er is nu een extra plek om te controleren. Terwijl het doel juist meer overzicht was. De vraag is daarom niet alleen welke tool je kiest. Het gaat ook om de afspraken over waar je samen werkt.
Begin met één project en duidelijke afspraken
Kies een project waarin je team en de klant samen vanuit trygga werken. Spreek af dat taken, relevante gesprekken en bestanden daar bijgehouden worden. Noteer telefonische afspraken bij het onderwerp, zodat ze later terug te vinden zijn.
Interne voorbereiding kan intern blijven. Maak bewust het onderscheid tussen informatie voor je team en informatie die je met de klant deelt. Samen op één plek werken betekent niet dat alles voor iedereen zichtbaar moet zijn.
Gebruik het overzicht in het dagelijkse werk
Open bij een overleg de taken die er al staan. Bekijk welke input ontbreekt. En bespreek de inhoudelijke vragen. Als er iets buiten trygga afgesproken wordt, verwerk je de uitkomst bij het project.
Doordat je elke afspraak bij het project verwerkt, groeit het overzicht mee met het werk. Een collega kan het gebruiken om over te nemen. Je klant ziet wat er nog verwacht wordt. Begin bijvoorbeeld met elke klantvraag een eigen taak geven. Vanuit die gewoonte breid je de werkwijze stap per stap uit naar andere projecten.