Je collega is twee weken weg
Een klant belt met een vraag over de lancering. Je neemt het project tijdelijk over. Maar je weet niet dat de datum vorige week is verschoven. Dat stond in een mail aan je collega. Jij stond niet in cc.
Je zoekt in de projecttool en vindt de oorspronkelijke planning. Om zeker te zijn moet je de klant vragen wat er afgesproken was. Of je collega tijdens zijn verlof contacteren. Een korte vraag wordt zo een zoektocht naar context.
Lees het gesprek waar het werk staat
Als de planning in trygga bij het project besproken is, lees je als betrokken projectlid die geschiedenis na. Je ziet waarom de datum gewijzigd werd. En welke input er sindsdien is gedeeld. Bestanden en reacties staan bij het werk waarop ze betrekking hebben.
Hetzelfde geldt wanneer de klant een nieuwe contactpersoon aanduidt. Ook die vindt de gedeelde afspraken terug. Interne voorbereiding blijft intern. Niet alles wat je team bespreekt, hoeft met de klant gedeeld te worden.
Een overdracht begint tijdens het project
Een overzicht werkt alleen als je de relevante afspraken er ook bijhoudt. Spreek je iets telefonisch af? Noteer de uitkomst bij de juiste taak of in een bericht. Zo wordt de geschiedenis bruikbaar voor degene die later aansluit.
Je hoeft niet elke overdracht te beginnen met het samenstellen van een doorgestuurde mailketen. Je leest eerst zelf wat er speelt. En stelt daarna gerichte vragen. Hoe je die werkwijze volhoudt, lees je in samen werken op één plek.