De meeting is voorbij, het overtypen begint
Na een call met de klant schrijf je een verslag. Je mailt het rond. En zet de actiepunten daarna nog eens in je projecttool. De klant antwoordt met een aanvulling. Die moet ook weer op de juiste plek terechtkomen.
Een week later zoekt je collega de afspraak over de wireframes. In de projecttool staat de taak. Maar de nuance uit het mailantwoord ontbreekt. Het verslag bestaat. Alleen staat niet alle context erbij.
Schrijf het verslag bij het project
In trygga plaats je het verslag als bericht of document bij het project. De actiepunten maak je aan als taken. De wireframes komen op naam van de ontwerper. Het aanleveren van de teksten op naam van de klant.
Geef elke taak voldoende uitleg om zonder het hele verslag te begrijpen wat er nodig is. Wie iets wil aanvullen, reageert bij de taak of het bericht. Je hoeft feedback dan niet eerst uit een mail te kopiëren voordat je team ermee verder kan.
Laat het verslag verderleven in het werk
Wanneer een taak afgewerkt is, wordt dat zichtbaar in het project. Een weekoverzicht kan afgerond werk en openstaande taken opnieuw onder de aandacht van de klant brengen. Daardoor hoef je het verslag niet iedere week als een nieuwe statusmail rond te sturen.
De nuttige vraag na een meeting is niet alleen of alles genoteerd is. Het is ook of iedereen weet wat hij moet doen. En waar aanvullingen thuishoren. Bekijk hoe je klantvragen apart zichtbaar houdt.