Het logo is verstuurd, maar waar staat het?
De klant bezorgt het logo als mailbijlage. De teamfoto’s komen via een transferlink. Je collega downloadt de foto’s. Jij bewaart het logo op je computer. Een paar weken later wil de ontwerper ermee aan de slag.
Welke versie is definitief? Staat de download al in de gedeelde map? En wie heeft de originele mail? Het bestand is ooit aangekomen. Maar daarmee is het nog niet voor iedereen terug te vinden.
Deel het bestand bij de taak
In trygga laden je team en je klant bestanden bij het project op. Een logo staat als bijlage bij de taak waarin je erom vroeg. Een reactie over de kleur staat bij het bestand zelf. Bijlagen komen ook samen onder de projectbestanden.
Zo zoek je niet alleen op een bestandsnaam. Je gaat ook terug naar de vraag of het gesprek waarin het bestand gedeeld werd. Dat helpt wanneer verschillende versies ongeveer dezelfde naam hebben.
Maak toegang onderdeel van je werkwijze
Niet ieder bestand is bedoeld voor de klant. Een interne schets of voorbereiding kan intern blijven. De versie voor bespreking deel je wel. Controleer bij het delen wie toegang nodig heeft.
De bedoeling is dat de mensen die ermee moeten werken het bestand vinden. Zonder iemand om een nieuwe link te vragen. Dezelfde aanpak — alles bij het project bewaren — helpt ook bij het tijdelijk overnemen van een klant.